Rozliczanie i ewidencja czasu pracy kierowców

Współpraca z nami to gwarancja profesjonalizmu, zaangażowania i skupienia na Twoich indywidualnych potrzebach.

SPRAWDŹ NASZĄ OFERTĘ
3 miesiące gratis
Wsparcie merytoryczne
Kompleksowa obsługa
POZNAJ NASZĄ OFERTĘ

dla pojazdów o DMC powyżej 3,5 tony oraz autobusów

TRANSPORT KRAJOWY

50 zł

Ewidencja czasu pracy kierowcy

  • Ustawowa ewidencja czasu pracy
  • Sprawdzenie poprawności plików
  • Pilnowanie terminów ważności dokumentów
50 zł

Rozliczenie kierowcy

  • Sporządzenie listy płac
  • Rozliczenie delegacji krajowych
  • Uwzględnienie godzin nadliczbowych i ryczałtów
20 zł

Analiza wykroczeń kierowcy

  • Raport wykroczeń kierowców
  • Przygotowanie upomnień dla kierowców
  • Zalecenia i wskazówki
CAŁY PAKIET 120 zł 80 zł + VAT

Kierowca / miesięcznie

TRANSPORT MIĘDZYNARODOWY

50 zł

Ewidencja czasu pracy kierowcy

  • Ustawowa ewidencja czasu pracy
  • Sprawdzenie poprawności plików
  • Pilnowanie terminów ważności dokumentów
50 zł

Rozliczenie kierowcy

  • Sporządzenie listy płac
  • Rozliczenie delegacji krajowych
  • Uwzględnienie godzin nadliczbowych i ryczałtów
20 zł

Analiza wykroczeń kierowcy

  • Raport wykroczeń kierowców
  • Przygotowanie upomnień dla kierowców
  • Zalecenia i wskazówki
50 zł

Rozliczenie płacy zagranicznej

  • Rozliczenie wynagrodzenia należnego za pracę na terenie innego kraju (kabotaże, cross-trade)
CAŁY PAKIET 170 zł 130 zł + VAT

Kierowca / miesięcznie

Jak zacząć współpracę?

Skorzystaj z usługi rozliczenia i ewidencji czasu pracy kierowców w kilku prostych krokach

Krok 1
Wywiad i zdefiniowanie potrzeb klienta
Krok 2
Podpisanie umowy współpracy oraz przesłanie niezbędnych informacji
Krok 3
Przesyłanie plików z karty kierowcy dwa razy w miesiącu
Krok 4
Odesłanie klientowi gotowych dokumentów w ciągu 3 dni roboczych
Krok 5
Rozliczenie na podstawie faktury wystawianej co miesiąc
Poproś o kontakt

Ewidencja Czasu Pracy Kierowców

Zgodnie z art. 25 Ustawy o czasie pracy kierowców pracodawca musi prowadzić dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy. Nie ma przy tym znaczenia, czy kierowca zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze, na część etatu czy jest wyłącznie zleceniobiorcą. Przepis nakazujący prowadzenie ewidencji ma zastosowanie nawet do przedsiębiorców osobiście wykonujących przewozy. Można zatem śmiało stwierdzić, że jest to wymóg powszechny a poprawność sporządzonej ewidencji będzie wnikliwie kontrolowana przez organy odpowiedzialne.

  • Dopilnujemy, aby dane z karty kierowcy i tachografu były pobierane we właściwym czasie
  • Na podstawie przesłanych danych sporządzimy pełną ewidencję czasu pracy zgodną z aktualnymi wymaganiami Ustawy o czasie pracy kierowców
  • Przygotujemy wnioski o udzielenie czasu wolnego za dyżury, pracę w godzinach nadliczbowych i pracę w okresie niedzielno świątecznym
  • Sprawdzimy ciągłość i poprawność przesłanych danych oraz zaproponujemy rozwiązanie w przypadku nieprawidłowości
  • Zapewnimy wsparcie merytoryczne w przypadku pojawiających się wątpliwości
  • Poinformujemy o zbliżających się terminach ważności podstawowych dokumentów takich jak karta kierowcy, licencja transportowa, prawo jazdy itp.

Przepisy prawa określają dokładnie, jakie informacje o pracy kierowcy powinien ewidencjonować jego pracodawca. Wykaz musi być szczegółowy i zawierać następujące składniki:

  • liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbę godzin nadliczbowych,
  • dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
  • rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
  • rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Prawdą jest, że w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub ryczałt za porę nocną nie ma konieczności ewidencjonowania godzin pracy – wystarczy tworzyć indywidualne karty ewidencji nieobecności pracownika. Bez względu na to, prowadzenie szczegółowego rejestru polecane jest każdemu, kto chce uniknąć późniejszych problemów we wszelkiego rodzaju sporach pracowniczych i kontrolach w przedsiębiorstwie.

Sposób tworzenia ewidencji czasu pracy zależy przede wszystkim od pojazdów, jakimi porusza się dany kierowca. W przypadku wykorzystywania do pracy pojazdu wyposażonego w tachograf, przy konstruowaniu ewidencji uwzględnia się:

  1. zapisy na wykresówkach,
  2. wydruki danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  3. pliki pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
  4. inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności, lub
  5. rejestry opracowane na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1-3.

Pobranie danych z karty kierowcy i tachografu nie należy do skomplikowanych. Odbywa się ono z reguły za pośrednictwem specjalnego urządzenia jak np. TachoTerminal. Więcej problemów może sprawić odczytanie tychże plików. Format, w jakim pobierane są dane, nie pozwala na przetworzenie ich bez użycia specjalistycznego oprogramowania.

Po opracowaniu ewidencji czasu pracy, należy zadbać o jej właściwe archiwizowanie. W razie konieczności pracodawca musi być gotowy przedstawić ją w formie papierowej albo elektronicznej właściwym organom kontrolnym. Ewidencja musi być również udostępniona pracownikowi na jego wniosek. W myśl art. 25 ust. 6 pkt. 2 Ustawy o czasie pracy kierowców ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Niedopełnienie obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnej z przepisami może prowadzić do bardzo wysokich mandatów oraz zachwiania dobrej reputacji przewoźnika. Kary za te przewinienia dotyczą przewoźnika drogowego.

Ewidencja czasu pracy kierowcy - wydruki z tachografu
wydruk z tachografu - analiza wykroczeń kierowców

Analiza Wykroczeń Kierowców

Podczas wykonywania przewozu drogowego, na mandaty narażony jest zarówno sam kierowca jak i przedsiębiorstwo oraz osoba zarządzająca transportem. W trakcie kontroli na drodze, funkcjonariusz sprawdza poprawność zarejestrowanych przez kierowcę czynności z bieżącego dnia oraz z 28 dni poprzedzających. W przypadku kontroli w firmie, okres podlegający sprawdzeniu bywa znacznie dłuższy. Gdy wykryte zostaną niezgodności, można spodziewać się dotkliwych mandatów. Z tej racji przedsiębiorca powinien analizować na bieżąco zachowanie swoich kierowców, żeby być w stanie właściwie zareagować na powtarzające się przewinienia.

  • Na podstawie przesłanych danych sporządzimy pełny raport wykroczeń kierowców z całego miesiąca oraz kwoty mandatów, które grożą za te wykroczenia
  • Przygotujemy upomnienia dla kierowców z powodu nieprzestrzegania norm prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków
  • Wygenerujemy raport oceny ryzyka przedsiębiorstwa za powstałe naruszenia
  • Opracujemy zbiorczy raport naruszeń dla wszystkich kierowców w firmie
  • Przekażemy zalecenia w zakresie norm dotyczących czasu pracy kierowców i stosowania tachografów

W przypadku czasu pracy kierowcy zawodowego wszelkie zaniechania zostaną wykryte dużo szybciej niż w przypadku zwykłego etatowego pracownika. Wynika to z częstych kontroli czasu pracy odbywających się nie tylko w firmach transportowych, ale przede wszystkim na drogach – najczęściej na parkingach, granicach, w wyznaczonych strefach na drogach tranzytowych czy w okolicach dużych firm transportowych. I tu warto zaznaczyć, że takiej kontroli może dokonywać nie tylko popularna Inspekcja Transportu Drogowego, ale także policja, Służba Celno-Skarbowa czy Straż Graniczna. W firmie będzie to z kolei najczęściej Państwowa Inspekcja Pracy.

Jeśli kierowca prowadzi pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy, musi być w stanie okazać, na każde żądanie upoważnionego funkcjonariusza służb kontrolnych: swoją kartę kierowcy, wszelkie zapisy odręczne oraz wydruki sporządzone w ciągu bieżącego dnia oraz poprzednich 28 dni oraz wykresówki jeżeli kierowca w tym czasie prowadził również pojazd wyposażony w tachograf analogowy. Na podstawie tych dokumentów oraz danych pobranych z tachografu kontrolujący będzie starał się ocenić, czy doszło do jakichkolwiek naruszeń przepisów o czasie pracy.

Podczas kontroli w firmie pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia danych kontrolnych swoich kierowców na rok wstecz. Nawarstwienie wykroczeń, jakie dany kierowca mógłby – nawet nieświadomie – popełnić w tym czasie może zaowocować znacznymi karami dla przedsiębiorców. Z tego względu warto trzymać rękę na pulsie i na bieżąco nadzorować przestrzeganie przepisów wśród zatrudnianych kierowców.

Zależność jest bardzo prosta – im więcej naruszeń kierowców w danej firmie, tym częstsze kontrole. Tak w skrócie działa nowy system oceny ryzyka przedsiębiorstwa wdrażany przez Inspekcje Transportu Drogowego w całej UE.

Co więcej, duża ilość mandatów może spowodować również wszczęcie wobec firmy postępowania o ocenę dobrej reputacji. W przypadku wydania decyzji o utracie dobrej reputacji organ zawiesza firmie licencję do czasu zastosowania środka rehabilitacyjnego.

Wysokość mandatu zależy od konkretnego naruszenia. Ich wykaz wraz z konkretnymi kwotami znajduje się w załącznikach Ustawy o transporcie drogowym. W trakcie jednej kontroli, nałożone sankcje nie mogą być wyższe niż:

  • 2 000 zł dla kierowcy
  • 12 000 zł dla firmy
  • 3 000 zł dla zarządzającego transportem

Bez względu na kogo przypada zapłacenie danego mandatu, najdotkliwsze kary ustawodawca przewidział w przypadku jakichkolwiek manipulacji zapisami rejestrowanymi przy użyciu tachografu. Dla przykładu za „Nierejestrowanie za pomocą tachografu na wykresówce lub karcie kierowcy wskazań w zakresie prędkości pojazdu, aktywności kierowcy lub przebytej drogi” kierowcy grozi 2 tysiące złotych mandatu a firmie nawet 10 tysięcy oraz utrata licencji. Warto również wspomnieć, że bardzo często na tym konsekwencje się nie skończą. Według nowych przepisów, w przypadku wykrycia fałszerstwa na tle czasu pracy, kierowcy grozi również utrata prawa jazdy a także postępowanie karne. Warto mieć to zawsze na uwadze podejmując jakiekolwiek ryzyko zatajenia pewnych informacji.

Rozliczenie kierowców krajowych

Podstawą każdego rozliczenia jest sporządzenie przejrzystej ewidencji czasu pracy. U kierowców na tym jednak nie koniec. W wynagrodzeniu takich pracowników wyróżnić można bowiem składniki, których próżno szukać wśród innych etatowców. Jest to wynikiem nietypowych warunków pracy kierowców – różnych godzin rozpoczynania i kończenia zmiany, podróży służbowych, częstej pracy w godzinach nadliczbowych, porze nocnej czy w dni ustawowo wolne od pracy.

  • Na podstawie przesłanych danych i ustaleń przygotujemy rozliczenie składników wynagrodzenia
  • Uwzględnimy wartość wynagrodzenia wynikającą z przepracowanych godzin w porze nocnej, godzin niedzielno- świątecznych, nadgodzin i dyżurów
  • Obliczymy należności za diety na potrzeby ustalenia kwoty należnych składek do ZUS
  • Rozliczymy delegacje krajowe oraz ustalimy tzw. „wirtualne diety” w transporcie międzynarodowy na poczet obniżenia podstawy wymiaru oskładkowania i opodatkowania

Wbrew powszechnej opinii, do czasu pracy kierowcy nie zalicza się wyłącznie czasu prowadzenia pojazdu. Pracę kierowcy stanowić będą także wszelkie inne czynności podejmowane w ramach wykonywania zadania służbowego jak chociaż załadunki, rozładunki czy wypełnianie dokumentów. Do pracy wlicza się również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy oraz 15 minutową przerwę śniadaniową.

Właściwe rozliczenie kierowcy jest istotne zarówno dla samego pracownika jak i dla pracodawcy. Pracownik, co naturalne, chce uzyskać odpowiednio naliczoną lub uzgodnioną stawkę. Pracodawcy zaś, za:

1) niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi

2) ustalenie złej wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia

3) bezpodstawne obniżenie albo dokonywanie bezpodstawnych potrąceń grozi kara grzywny w wysokości do 30 000 zł.

kierowca krajowy
rozliczanie płacy sektorowej

Rozliczenie Płacy Zagranicznej

Kierowcy zatrudnieni w transporcie międzynarodowym, znaczną część swojej pracy wykonują poza granicami kraju macierzystego. Powstaje zatem wątpliwość, czy za czas spędzony w takiej podróży, kierowcom należy się płaca przysługująca pracownikom wykonującym te same czynności na terenie danego kraju przyjmującego. Od 2022 r. kwestię te rozstrzyga dyrektywa (UE) 2020/1057. Wskazuje ona kierowców, którzy podlegają płacy zagranicznej i których wynagrodzenie musi być co najmniej wyrównywane do poziomu wynagrodzenia obowiązującego w kraju wykonywania przez nich swojej pracy.

  • Ustalimy, czy kierowcy należy się płaca sektorowa za wykonywaną pracę
  • Rozliczymy wynagrodzenie za pracę na terenie innego kraju, za którą należy się kierowcy dodatek
  • Przygotujemy zestawienie odcinków, za które kierowcy należy się dodatek

Płacy zagranicznej podlegają kierowcy delegowani na mocy dyrektywy 2020/1057, czyli wykonujący:

  • Cross-trade – przewóz, którego zarówno załadunek i rozładunek miały miejsce w dwóch różnych krajach, gdzie żaden z nich nie był Polską np. z Czech do Niemiec lub z Holandii do Hiszpanii.
  • Kabotaż – przewóz towarów w obrębie jednego kraju, w którym miał miejsce załadunek i rozładunek (poza Polską).

Warto podkreślić, że płacy zagranicznej nie wypłaca się kierowcom pracującym w transporcie dwustronnym (bilateralnym), np. z Polski do Hiszpani, z Włoch do Polski. Kierowca nie jest również delegowany, gdy wykorzystuje jedną dodatkową operację typu cross-trade podczas wykonywania przewozu bilateralnego na wyjeździe z Polski i taką samą operację na powrocie do Polski tzw. 1+1. Podobnie sprawa ma się z wykorzystaniem dwóch dodatkowych operacji typu cross-trade na powrocie przewozu bilateralnego do Polski pod warunkiem, że nie było wykonywanej żadnej dodatkowej operacji podczas trwania przewozu bilateralnego z Polski tzw. 0+2.

Poprawne rozliczenie kierowcy w transporcie podlegającym delegowaniu zaczyna się od ustalenia miejsc oraz czasu załadunków i rozładunków wykonywanych przez tego kierowcę. Wówczas można określić, za które przejazdy kierowcy należy się wyrównanie do płacy zagranicznej obowiązującej na terenie danego państwa. Stawki te różnią się od siebie znacząco i zależą od wielu czynników. W większości krajów konieczne jest np. ustalenie stażu pracy kierowcy – stawka godzinowa należna za pracę na terenie tego kraju będzie wyższa dla pracowników z większym stażem.

Brak wypłacenia kierowcy delegowanemu należności za okresy podlegające płacy zagranicznej jest równoznaczne z niewłaściwym ustaleniem wysokości wynagrodzenia i może wiązać się z karą grzywny do 30 000 zł. Należy jednak podkreślić, że kontrola poprawności składników wynagrodzenia kierowcy delegowanego może się odbywać również na drodze, za pośrednictwem systemu wymiany informacji (pot. IMI), przez co dużo łatwiej wykryć jest wszelkie naruszenia w tym zakresie.

Skontaktuj się z nami!

Skorzystanie z naszego formularza kontaktowego to najprostszy sposób na skomunikowanie się z nami. Nie musisz martwić się o telefonowanie, umawianie na spotkania czy czekanie w kolejkach. Wypełnij formularz, opisz swoje potrzeby i pozwól nam zadbać o resztę.